成功举行会议的提示



成功举行会议的提示

通知参会人

让所有参会人了解会议日期,如何加入会议,主持人名字,开始及预计结束时间,会议主题,会议议程。


预先准备

为了避免会议延误,请在开会前花些时间创建并上传所需的所有资源,如演示文稿、调查或小测验。


设备需求

如果有多个参会人在同一房间,请使用高品质的话筒设备。我们建议您不要使用无绳电话或手机,这样可能引起静电噪音或其它干扰。


利用视觉的辅助工具增加影响

利用网络共享幻灯片和应用程序,以增加参会人员之间的互动性。


设定会议目标

表明开会的目的

事先准备好会议议程

尽量把会议议程控制在三到四个主题,告诉参会人在每个主题上可能花的时间


成功主持会议

主持人成功主持会议的一些必要步骤


及早进入会议

确保参会人能按时加入您的会议。提早几分钟打开会议室房间并检查必要的系统工具是否已经载入。


“不受打扰”

确保您在安静的办公室或会议室中主持会议


热情的态度

78%的会议有效性取决于是否采用适合的语调.


介绍你自己

会议开始之前,请介绍你自己和所处地区,说明会议主题,并介绍参会人员。


制定规则

会议期间提醒所有人基本开会规则:

1. 在发言前请说出自己的名字

2. 将周围噪音降低到最小,如果不发言请按静音键

3. 在非协作性的会议中使所有参会人静音,减少背景噪音。

4. 发言简练,重点突出


使会议简洁明了

以简单易懂的方式表达

记住简单的三步骤原则

1. 回顾议程

2. 组织会议

3. 总结决定和行动任务


暂停

常有人抱怨说会议中的演示速度过快,请暂停,确保会议内容完全传达。


问答环节

一般来说,给人留下深刻印象的演示会留出约三分之一的时间作为提问或互动时间。请让您的参会人了解到您希望他们更多的参与。


跟随计划

尊重每个参会人的时间,准时结束会议

1. 综述

2. 重复行动任务

3. 感谢每个人的参与

4. 通过注销方式结束会议


活跃会议气氛

通过各种方式创造互动,活跃会议气氛。向各地的参会人直接提问。不要让您的演示文稿只成为一字草稿,使它成为真正的聆听和讨论的主题。为了帮助参会人更好地理解和会议内容,请您将演示文稿的长度控制在6-7张幻灯片。适当放大字体方便他人阅读。员工使用语音和网络会议次数越多,他们以会议替代差旅而减少的成本也会增多。


浏览器测试

所有参会人应该事先检查下浏览器功能(包括会议邀请),以确保避免受防火墙限制之类的问题。


提醒…

如果您在会议期间遇到任何技术困难,请拨打*10*或呼叫本地技术支持,以获得帮助。